刷新を考えたほうがよい5つのサイン
名簿管理システムは、毎日使っているうちは不便に慣れてしまいがちです。次のような状況が重なってきたら、刷新を検討する時期です。
1. 中身が分かる人がいない
作った担当者や開発会社と連絡がつかず、項目を1つ増やすこともできない状態です。
2. 決まったパソコンでしか使えない
事務局の特定のパソコンにしか入っておらず、在宅勤務や複数人での作業ができません。
3. 名簿の外で作業が増えている
会費の入金確認、研修の出欠、会報の発送リストなどを、名簿から書き出して別のExcelで管理しています。
4. Windowsやソフトの更新で動かなくなる心配がある
更新のたびに動作を確認している、または更新を止めて使っている状態です。詳しくは「Windowsのアップデートに業務システムが対応していないときの対処法」をご覧ください。
5. 個人情報の管理に不安がある
誰がいつ名簿を見たり書き出したりしたかが分からない、パスワードを共有している、といった状態です。
始める前に整理したい3つのこと
刷新の相談をする前に、次の3つを整理しておくと話が早く進みます。完璧にまとめる必要はありません。箇条書きのメモで十分です。
| 整理すること | 書き出す内容の例 |
|---|---|
| ① 名簿を使って何をしているか | 入会・退会の登録、会費の請求と入金確認、会報や案内の発送、研修の受講記録、会員証の発行、役員名簿の作成 |
| ② 誰が使うか | 事務局の職員、支部の担当者、理事、会員本人（住所変更などを自分で行う） |
| ③ 何を残し、何を変えたいか | 今の画面で気に入っている部分、毎回手作業で直している部分、新しく欲しい機能 |
いまの画面と帳票が、いちばんの資料です
仕様書が残っていなくても、今のシステムの画面、印刷している帳票、書き出しているExcelがあれば、何をしているシステムなのかは読み解けます。
データ移行でつまずきやすい点
名簿の刷新で一番時間がかかるのは、新しい画面を作ることより、今のデータを正しく移すことです。長く使ってきた名簿ほど、次のような点が出てきます。
| つまずきやすい点 | よくある例 | 対処 |
|---|---|---|
| 同じ人が複数いる | 再入会や支部の移動で、同じ会員が別の番号で登録されている | 氏名・生年月日・連絡先で候補を出し、事務局で確認してまとめる |
| 書き方がばらばら | 「株式会社」と「(株)」、全角と半角、旧字体と新字体が混ざっている | 移す前にルールを決め、機械でそろえられる部分はそろえる |
| 項目の意味が途中で変わっている | 「備考」欄に会員種別や役職が書かれている | 実際の中身を見て、新しいシステムの項目に振り分ける |
| 会員の状態が複雑 | 休会・退会・物故・名誉会員などの扱いが、担当者の記憶に頼っている | 状態の種類と、それぞれの扱い（会費・発送の有無）を一覧にする |
| 過去の履歴を残すか | 何十年分の会費や研修の記録をすべて移すかどうか | 新しいシステムで使う範囲と、別に保管するだけの範囲を分ける |
移行作業は、一度で終わらせようとせず、試しに移して確認し、直してもう一度移す、という手順を数回くり返すのが安全です。
刷新の進め方6ステップ
- 1
いまの使い方を書き出す
前の章の3つの整理をもとに、名簿で行っている業務を一覧にします。
- 2
いまのデータを書き出して眺める
名簿を一度Excelなどに書き出し、項目・件数・状態の種類を確認します。この時点で、移行で手がかかりそうな点が見えてきます。
- 3
最初に作る範囲を決める
すべてを一度に作り直すのではなく、名簿の登録・検索と会費管理など、毎日使う部分から始めると費用と期間を抑えられます。
- 4
画面を見ながら確かめる
完成してから確認するのではなく、途中の画面を事務局の皆さまに触っていただき、使い方に合っているかを確かめます。
- 5
データを移して、しばらく並行して使う
新しいシステムにデータを移したあと、一定期間は今のシステムと並べて使い、数字や件数が合っているかを確認します。
- 6
切り替えて、古いデータを保管する
切り替えたあとも、古いシステムのデータは書き出して保管しておくと安心です。
作り直すか、市販の仕組みに移るか
会員管理には、市販のサービス（パッケージやクラウドサービス）もあります。会費の種類が少なく、業務が一般的な団体であれば、市販のサービスで十分なこともあります。一方で、資格の更新や研修単位の管理など、団体ごとのルールが多い場合は、個別に作ったほうが業務に合わせやすくなります。
どちらが向いているかの判断は「会員管理システムはパッケージか個別開発か｜協会・団体の選び方」で、費用を抑える考え方は「老朽化した業務システムの置き換え費用を抑える進め方」で詳しく解説しています。
pegの進め方と事例
pegは、今の名簿管理システムの画面や帳票、書き出したデータ、事務局の皆さまへのヒアリングを材料に、新しい仕組みを形にします。仕様書が残っていなくても、事務局にエンジニアがいなくても進められます。
事例 会員管理システムの置き換え
日本眼科医会：老朽化した会員管理システムを、既存システムとヒアリングから再構築
- 背景
- 大手ITベンダーが構築した会員管理システムを長年運用してきましたが、老朽化とWindowsのサポート終了に伴い、置き換えが必要になりました。
- pegが使った材料
- 既存システムとヒアリングのみ
- 結果
- 既存システムの確認と事務局の皆さまへのヒアリングだけを材料に、新しい会員管理システムを構築しました。
協会・団体向けの進め方は「協会・医会の方へ」にもまとめています。
よくあるご質問
Q仕様書や設計書が残っていなくても刷新できますか？
できます。今のシステムの画面、印刷している帳票、書き出したデータがあれば、何をしているシステムなのかを読み解けます。足りない部分は、実際に使っている事務局の方へのヒアリングで補います。
QExcelやアクセスで管理している名簿でも相談できますか？
はい。ExcelやAccessで作った名簿も、独自の名簿管理システムと同じように刷新できます。今使っているファイルそのものが、新しい仕組みを作るための資料になります。
Q刷新中も、今の名簿は使い続けられますか？
使い続けられます。新しいシステムができるまでは今の名簿で業務を続け、データを移したあとも一定期間は並行して使い、件数や金額が合っていることを確かめてから切り替えます。
Q費用はどれくらいかかりますか？
機能の数と、移すデータの量や状態によって大きく変わります。まずは最初に作る範囲を決めることが大切です。見積シミュレーターでは、作りたいものを入力すると機能一覧と概算の目安を無料で確認できます。
名簿を外部の会社に預けることに不安がある方は、「会員名簿を外部のシステム会社に渡して大丈夫か｜委託するときに確認する7項目」をあわせてご覧ください。
あわせて読みたい 名簿を新しいシステムに移すとき、表記ゆれや重複、退会者の扱いで必ず手が止まります。業務システムの入れ替えでデータ移行が詰まる5つのことに、決めておく項目と移行の6ステップをまとめています。
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まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
