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協会・団体の理事会・総会の資料づくりを軽くする方法｜毎回数えなおさない仕組み

理事会や総会が近づくと、事務局の予定が資料づくりで埋まります。会員数、会費の入金状況、講習の実施件数、資格の有効者数。どれも日々の業務で扱っている数字なのに、資料にするときはあらためて数えなおしている、という事務局は少なくありません。

この「数えなおし」は、担当者の段取りが悪いから起きているわけではありません。記録のしかたと、資料で求められる数え方がずれているときに必ず起きます。ずれたままシステムを入れても、数えなおしはなくなりません。

このページでは、理事会・総会の資料づくりのどこがシステム側に移せて、どこは移せないのかを、協会・団体の案件で実際に線を引いてきた形で整理します。費用の考え方は 業務システムの開発費用はいくらかかるのか にまとめています。

時間が消えているのは「作る」ではなく「数えなおす」

資料づくりの作業を分けてみると、三つに分かれます。数字を集めること、数字を確かめること、文章と体裁を整えることです。

このうち文章と体裁は、前回の様式が残っているのでそれほど時間はかかりません。重いのは前の二つです。会員名簿のExcel、会費の入金を記録した別のExcel、講習の受講記録、入会・退会の届出のファイル。置き場所が分かれているので、まず集めるところで時間がかかります。

そして集めたあとに、もっと時間がかかることがあります。数が合わないときです。名簿の会員数と、会費を納めた人数と、資格の有効者数が、それぞれ別の数になる。どれが正しいのかを確かめるために、一件ずつ突き合わせることになります。

理事会に出す資料で間違えられないのはこの部分なので、確かめる作業を省くことはできません。軽くするなら、確かめなくても合っている状態を先に作るしかありません。

毎回数えなおしているのは、だいたいこの5つ

協会・団体の事務局で、会議のたびに数えなおしになりやすいのはこの5つです。どれも「数え方が一つに決まっていない」という共通点があります。

右端の「決めておくこと」は、どれもシステムの話ではありません。団体の中で決めることです。ここが決まっていないままシステムを作ると、集計の画面はできても、出てきた数字をまた確かめることになります。

数えなおしが起きる理由は、記録のときに判定していないから

数えなおしの正体は、判定の先送りです。記録するときには「届出が来た」「入金があった」という事実だけを書いておき、それが会員数に入るのか、有効者に入るのかという判定を、資料を作るときにまとめて行っている。だから毎回やり直しになります。

この順番を入れ替えると、資料づくりは軽くなります。記録した時点で判定まで済ませておけば、一覧をそのまま数えるだけで資料の数字になります。

pegがドローン操縦士協会で作った講習・実技の管理では、この形をとりました。受講記録を入れた時点で修了要件を満たしているかを判定し、実技が10時間に足りていなければ修了にできない、要件を満たしていない講師の実技は記録として受け付けない、という判定を記録の側に持たせています。修了要件を満たしているかどうかは一覧で見られるので、報告のために後から数えなおす作業が発生しません。

システム側に移せるもの・移せないもの

資料づくりのうち、システムに任せられるのは「決まっている数え方で数える」ところまでです。何をどう数えるかを決めるところと、数字に説明をつけるところは残ります。

移せない3行をシステムに押し込もうとすると、作る範囲が急に広がります。議案書の文章まで画面で作れるようにする、という要望はよく出ますが、年に数回しか使わない画面を作るより、必要な数字を表で出してWordやExcelに貼れるようにしておくほうが、事務局の手数は少なくなります。

「帳票を出す機能」から作ると、かえって重くなる

資料づくりが大変だという相談から入ると、最初に出てくる要望は「理事会資料をボタン一つで出したい」です。この要望からそのまま作り始めると、うまくいかないことが多いです。

1. 現在の資料の様式を見せてもらい、同じ見た目の帳票を作る
2. 出力してみると、数字が今の資料と合わない
3. 合わない原因は、記録側で判定していなかった項目にある
4. 帳票側に例外の条件を足して合わせにいく
5. 翌年、区分や様式が少し変わって、また合わなくなる

帳票は、記録の状態をそのまま映すものです。記録側の数え方が決まっていないと、帳票の中に条件分岐を積むことになり、変更のたびに触る場所が増えます。

先に手を入れるのは記録側です。会員の状態、入金の記録、受講の記録に、判定に必要な項目をそろえる。そこが整えば、帳票は「並べて数えるだけ」の簡単なものになります。この順番の考え方は システムを作る前に業務をどこまで整理するか と 業務システムの入れ替えでデータ移行が詰まる5つのこと でも扱っています。

資料づくりを軽くする進め方5ステップ

システムを入れる前でも、最初の二つは事務局だけで進められます。ここが終わっていると、相談も開発も速くなります。

1. 直近の会議資料を1部ずつ集める。　理事会・総会・部会の資料を、様式ごとに1部ずつ手元に置きます。これが「出さなければならない数字」の一覧になります。
2. 数字ごとに、どこから取ったかを書き足す。　名簿のExcel、通帳、受講記録、紙の届出。どれを見て作ったかを数字の横に書きます。ここで同じ数字を複数の場所から取っていることが見つかります。
3. 数え方を一つに決める。　基準日はいつか、休会と未納はどちらに数えるか、修了と受講のどちらを件数にするか。決裁が要るものは、決裁が下りるまで今の数え方のまま進めます。
4. 記録側に判定の項目を足す。　決めた数え方で判定するために足りない項目を、記録のときに埋める形にします。ここがシステムの作業範囲になります。
5. 一覧と書き出しの形を決める。　画面で一覧を見られるようにし、ExcelやCSVに書き出せるようにします。議案書の文章は今の様式のまま、数字だけ貼り替える形が手数が少なくなります。

1と2は、ヒアリングシート の項目とほぼ同じことをしています。相談前に埋めておくと、そのまま打ち合わせの材料になります。

pegのやり方

協会・団体の事務局の仕事は、団体ごとに違います。定款も規程も違い、年間の会議の回し方も違います。pegは、そこを一般論で片づけずに伺うところから始めます。

• いまの資料から入ります。　機能の話より先に、直近の会議資料を見せていただきます。どの数字をどこから取っているかを一緒にたどると、数えなおしが起きている場所がそのまま出てきます。仕様書は要りません。
• 業務のヒアリングから始めます。　日本眼科医会の会員管理システムを作り直したときも、機能の一覧から入らず、事務局の業務を伺うところから始めました。導入事例 に進め方を載せています。
• 試作画面で先に確かめます。　バックエンドの実装に入る前に、一覧と集計の画面を作ってお見せします。「この並びなら資料にそのまま使える」かどうかは、画面を見ないと判断できません。仕様はここで固めます。
• 判定は記録の側に置きます。　ドローン操縦士協会の講習管理と同じ考え方で、後から数えなおさなくてよい形にします（導入事例）。
• 名簿の整理は分担します。　表記の統一や重複の突き合わせは、会員を知っている方が手を動かしたほうが速く正確です。pegは何をどう揃えるかの決め方をお渡しして、作業そのものは事務局に担っていただくことがあります。そのぶん開発の作業量が減ります。
• 決めごとは資料に残します。　基準日や判定条件は設計資料として納品物に含めます。プログラム・設計資料・管理者権限を納品することは契約に明記しています。担当は常に2名以上で、引き継ぎ資料を最新に保っています。

会費請求と入金管理の話は 協会・団体の会費請求と入金管理をシステムにする方法、名簿そのものの作り直しは オリジナルの名簿管理システムを刷新するときの進め方、講習の受講管理は 講習・研修の受講管理をExcelから移行するタイミングと手順 にまとめています。協会・団体向けの進め方は 協会・医会の方へ にもあります。

どこから手をつけるか迷っている段階なら、3つの質問でわかる簡易診断 をお使いください。発注の条件まで整えたい場合は RFPテンプレート があります。紙の届出をWebに移す話は 紙とハンコで回している申請業務をWebにする前に決める5つのこと、申込から修了証までのオンライン化は 講習の申込から修了証の発行までをオンライン化する手順 にあります。

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