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日本眼科医会：約3億円規模の会員管理システムを、既存システムとヒアリングだけで置き換え

日本眼科医会では、大手ITベンダーが構築した約3億円規模の会員管理システムを長年使い続けるなかで老朽化が進み、Windowsのサポート終了も重なって置き換えが避けられなくなりました。pegは既存システムとヒアリングだけを材料に、新しい会員管理システムを構築しました。

事例の概要

課題：使い続けてきたシステムが、限界を迎えていた

全国の会員情報を管理するシステムは、日本眼科医会の運営を支える土台です。会員の登録・変更、会費の管理、各種の連絡など、日々の事務はこのシステムを前提に回っています。

一方で、長く使い続けたシステムには次のような問題が重なっていました。

• 老朽化

  構築から年数がたち、改修や保守が難しくなっていました。

• Windowsのサポート終了

  動作環境のサポートが終わり、そのまま使い続けることにリスクが生じていました。

• 置き換えの負担

  当初は大手ITベンダーが約3億円規模で構築したシステムで、同じ進め方で作り直すと再び大きな費用と工数がかかることが想定されました。

加えて、こうした団体では事務局に専任のエンジニアがいないことも珍しくありません。「新しいシステムの要件を文書にまとめてください」と言われても、何から手をつければよいか分からない——置き換えの話が止まりやすいのは、まさにこの部分です。

進め方：「今あるシステム」そのものを要件の材料にする

pegは、新たに分厚い要件定義書を作ってもらうのではなく、今動いている既存システムと、担当者の方へのヒアリングだけを材料にしました。

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   既存システムを読み解く

   画面、登録されている項目、日々の操作の流れなど、既存システムに蓄積された「業務の実態」を確認しました。長年の運用で積み上がった仕組みは、それ自体が最も正確な業務マニュアルです。

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   ヒアリングで「使い方」と「困りごと」を聞く

   担当者の方に、普段どのように使っているか、どこが使いにくいかをお聞きしました。専門用語は使わず、いつもの業務の言葉で話していただく形です。

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   残すもの・変えるものを整理する

   既存システムの機能をそのまま写すのではなく、必要な機能と、使われなくなった機能・改善したい点を仕分けました。

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   新システムとして形にする

   整理した内容をもとに、新しい会員管理システムを構築しました。

結果

• 老朽化とWindowsサポート終了に直面していた会員管理システムを、新しいシステムに置き換えました。
• 新システムの構築にあたり、日本眼科医会の側で要件定義書を新たに作成する必要はなく、材料は既存システムとヒアリングのみでした。

この進め方が合う組織

次のような状況にある団体・企業の方は、同じ進め方が役立つ可能性があります。

• 会員管理・顧客管理などの基幹システムが古くなり、置き換えを検討している
• WindowsやOS、ミドルウェアのサポート終了が迫っている、またはすでに終了している
• 当初の構築費が大きく、同じやり方での作り直しに踏み切れない
• 社内・事務局にエンジニアがおらず、要件をまとめられる人がいない
• 当時の担当者や資料が残っておらず、仕様がよく分からない

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