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ドローン操縦士協会：国家資格に関わる講習・実技時間の管理を、事務規程とヒアリングだけで

ドローンの国家資格である技能証明。その取得に関わる講習や実技の時間は、正確に記録し、国へ提出する必要があります。pegはヒアリングとドローン操縦士協会の事務規程だけを材料に、講習・実技時間を管理するシステムを構築しました。

事例の概要

課題：国へ提出する「時間の記録」を、正確に管理したい

国家資格に関わる講習では、受講者ごとに「どの講習を、何時間受けたか」「実技を何時間行ったか」を記録し、国へ提出する必要があります。記録は資格の信頼性そのものに関わるため、漏れや誤りは許されません。

こうした時間管理は、受講者や講習の回数が増えるほど複雑になります。

• 受講者ごと・講習ごとに、時間を正確に積み上げる必要がある
• 同協会の事務規程に沿ったルールで記録・確認しなければならない
• 提出する記録として、あとから確認できる形で残しておく必要がある

一方で、ルールそのものは同協会の事務規程に書かれていても、それを「システムの仕様」に置き換えるには専門的な作業が必要です。団体の担当者がエンジニアではない場合、ここで手が止まってしまうことが少なくありません。

進め方：事務規程を「そのまま仕様書として読む」

pegが着目したのは、ドローン操縦士協会がすでに持っている事務規程でした。事務規程には、講習の区分や記録の取り方、確認の手順など、業務のルールが文章で定められています。これを仕様の土台として読み解き、ヒアリングで運用の実態を補いました。

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   事務規程を読み解く

   講習・実技に関するルールや記録の扱いを、規程から一つずつ拾い出しました。

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   ヒアリングで運用を確かめる

   規程に書かれていない「実際の回し方」や、担当者の方が迷いやすい場面をお聞きしました。

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   管理の流れを組み立てる

   規程とヒアリングの内容を突き合わせ、講習・実技時間の記録から、国へ提出する記録の管理までの流れを整理しました。

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   システムとして形にする

   整理した流れをもとに、講習・実技時間の管理システムを構築しました。

結果

• 国家資格であるドローン技能証明に関わる講習・実技時間を管理するシステムを構築しました。
• 国へ提出する時間記録を、システム上で管理できるようにしました。
• 材料はヒアリングとドローン操縦士協会の事務規程のみで、同協会の側で要件定義書を作成する必要はありませんでした。

この進め方が合う組織

次のような状況にある団体・企業の方は、同じ進め方が役立つ可能性があります。

• 資格・講習・研修などの受講時間や履歴を正確に管理する必要がある
• 行政や監督官庁へ記録を提出する業務がある
• 規程・マニュアル・要領などのルールは文書になっているが、システム化できていない
• 管理を紙や表計算ソフトに頼っていて、確認や集計に手間がかかっている
• エンジニアがおらず、何から相談すればよいか分からない

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よくあるご質問