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業界団体・協会・医会の事務局さまへ
長年使ってきた会員管理システム、「次」を誰が決めますか。
保守の終了、担当者の異動、分厚い仕様書。置き換えの話が出ても、事務局だけでは要件をまとめきれない——。pegは、いま動いているシステムと事務局の皆さまへのヒアリングから、新しい会員管理・講習管理の仕組みを形にします。話すだけで、作りたいものが完成する。それがpegの進め方です。
こんな状況でご相談いただいています
- OSやサーバーのサポート終了が迫っている
- 当時の担当者も開発会社の窓口もいない
- 会費・研修・名簿が別々の表で管理されている
- 理事会に説明できる計画がまだない
会員管理の刷新、どこで止まっていますか
協会・医会の事務局さまから伺うお悩みは、技術よりも「進め方」に関するものがほとんどです。
保守終了の期限だけが近づく
Windowsやサーバーのサポート終了が決まっているのに、何をどう作り直せばよいか決められないまま時間が過ぎていきます。
今のシステムの全体像がわからない
構築から年月が経ち、どの画面で何ができるのかを説明できる人がいない。仕様書も最新の状態とは限りません。
会費・研修・名簿がばらばら
会費の入金確認、研修会の出欠、会員名簿の更新がそれぞれ別の表計算ファイルに分かれ、転記作業が事務局の負担になっています。
理事会・委員会への説明が難しい
見積書の専門用語を役員の方々にどう説明するか。費用の妥当性を判断する材料がなく、稟議が進みません。
前回の構築に大きな費用がかかった
前回と同じ規模の予算は組めない。けれど、会員数や業務は当時より増えている。その板挟みに悩まれています。
pegの出発点
pegは「今のシステム」と「事務局の言葉」を出発点に、作り直す範囲から一緒に決めていきます。
事務局の皆さまは、いつもの業務を話すだけ
要件定義書を事務局で書く必要はありません。画面を見ながら、普段の作業を教えてください。
- 1
ヒアリング
入会から退会、会費、研修会まで。事務局の一年の流れを伺い、今のシステムの画面を一緒に確認します。
ご用意いただくもの：普段の業務のお話
- 2
構想書の作成
残す機能・やめる機能・新しく加える機能を整理し、理事会にもそのまま出せる構想書にまとめます。
ご用意いただくもの：確認とご意見
- 3
開発
構想書に沿って新システムを構築。途中で画面をお見せし、「思っていたものと違う」を早めになくします。
ご用意いただくもの：画面の感想
- 4
移行・運用
既存データの移し替えと切り替えを支援し、稼働後の改善やご質問にも対応します。
ご用意いただくもの：運用中の気づき
発注側でご用意いただくもの
- 「話すこと」
- 今お使いのシステム
- 会則・事務規程
- 名簿や帳票のサンプル
事例：日本眼科医会の会員管理システム置き換え
事例 会員管理システムの置き換え
日本眼科医会：老朽化した会員管理システムを、既存システムとヒアリングから再構築
- 発注者
- 日本眼科医会
- 背景
- 大手ITベンダーが約3億円をかけて構築した会員管理システムを長年運用してきましたが、老朽化とWindowsのサポート終了に伴い、置き換えが必要になりました。
- pegが使った材料
- 既存システムとヒアリングのみ
- 結果
- 既存システムの確認と事務局の皆さまへのヒアリングだけを材料に、新しい会員管理システムを構築しました。
ほかの事例
従来型の進め方との違い
どちらが良い・悪いではなく、事務局にエンジニアがいない団体さまにとっての進めやすさを整理しました。
| 項目 | 従来型の開発で起きがちなこと | pegの進め方 |
|---|---|---|
| 要件の整理 | 事務局側で要件定義書や仕様の確認を求められることが多い | ヒアリングと既存システムからpegが整理 |
| 既存システムの扱い | 現行仕様の調査に時間と費用がかかりやすい | 今の画面・帳票を見ながら必要な機能を選び直す |
| 理事会への説明 | 専門用語の多い見積書を事務局が読み解く必要がある | 技術の言葉を使わない構想書でご説明 |
| 完成イメージの確認 | 完成間近まで実物を見られず、ずれに気づくのが遅れがち | 開発途中から画面を確認しながら進める |
※一般的な傾向を示したもので、個々の案件により異なります。
よくあるご質問
Q今のシステムの仕様書が手元にありません。それでも相談できますか。
はい、ご相談いただけます。実際に動いている画面や出力される帳票、事務局の皆さまのお話から、必要な機能を整理します。仕様書がある場合は参考として拝見します。
Q会員データはそのまま新しいシステムに移せますか。
既存データの形式や状態を確認したうえで、移行の方法をご提案します。移行範囲や手順は構想書の段階で整理し、事前にご確認いただきます。
Q理事会で承認を得るための資料は用意してもらえますか。
構想書は、専門知識のない方にも読める内容でまとめています。理事会・委員会でのご説明にお使いいただけます。
Q講習会・研修会の受講管理も一緒に作り直せますか。
はい。会員管理と講習・研修の管理をまとめて見直すご相談も承っています。どこまでを一つの仕組みにするかは、ヒアリングで業務の流れを伺いながら決めていきます。
まずは、今のシステムの話から始めませんか
画面を見せながら「ここが使いにくい」「これは毎年手作業」と話していただくだけで構いません。伺った内容をもとに、刷新の進め方を構想書にまとめてご提案します。
まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
