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資格・認定を運営する団体さまへ
講習の「時間」と「記録」を、規程どおりに残せる仕組みへ。
受講者ごとの講習時間、実技の記録、修了証の発行、そして提出用のデータ。制度が変わるたびに表計算ファイルを作り直す運用から、規程に沿って動く専用の仕組みへ。pegは、お手元の事務規程とヒアリングから形にします。
こんな記録の管理をご相談いただけます
- 学科・実技の講習時間
- 講師・会場・日程ごとの受講状況
- 修了証・認定証の発行履歴
- 所管官庁などへの提出用データ
- 講習の申込・受講料の入金・出欠
- 修了要件の判定（時間・実技・試験の組み合わせ）
- 講師の資格要件のチェック
- 資格の有効期限と更新のお知らせ
- 検定・認定試験の申込から合否通知まで
- 制度改正に合わせた様式の変更
「記録の正確さ」が、事務局の肩にかかっていませんか
資格や認定の運営では、1時間の記録漏れが受講者の不利益につながることもあります。
講習時間の集計が手作業
出席簿や実技記録を見ながら、受講者ごとの累計時間を手で計算。確認に何人もの目が必要になっています。
修了証の発行ミスが怖い
修了要件を満たしているかの判定、証書番号の採番、再発行の履歴。どれも間違えられない作業です。
提出用データの作成に追われる
所管官庁などへ提出する記録を、決められた形式に合わせて毎回作り直している。締切前は事務局総出です。
制度改正のたびに運用を変更
講習時間や科目が見直されるたびに、表計算ファイルや手順書を修正。旧制度の受講者との混在も悩みの種です。
講習機関・会場が増えて把握しきれない
提携先や開催地が増えるほど、どこで誰が何時間受けたのかを本部で一元的に確認しにくくなります。
pegの出発点
規程に書かれたルールを、そのままシステムのルールに。pegは事務規程を読み込むところから始めます。
事務規程が、そのまま設計図の材料になります
システムの専門知識は不要です。規程の「解釈」や「例外の扱い」を、事務局の言葉で教えてください。
- 1
規程の読み込みとヒアリング
事務規程・講習の実施要領をお預かりし、修了要件や例外の扱いを伺います。
ご用意いただくもの：規程とお話
- 2
構想書の作成
記録する項目、修了判定のルール、提出データの形式を、受講者の流れに沿って構想書に整理します。
ご用意いただくもの：確認とご意見
- 3
開発
判定ルールや帳票を画面で確かめていただきながら構築。規程との食い違いを早い段階で見つけます。
ご用意いただくもの：画面の感想
- 4
運用と制度改正への対応
稼働後も運用を支援。制度や規程が改正された際の見直しについてもご相談いただけます。
ご用意いただくもの：改正の情報
発注側でご用意いただくもの
- 「話すこと」
- 事務規程・実施要領
- 出席簿や記録票の様式
- 修了証のひな形
事例：ドローン操縦士協会の講習時間管理
事例 講習・実技時間の管理
ドローン操縦士協会：国家資格に関わる講習・実技時間を、事務規程どおりに管理
- 発注者
- ドローン操縦士協会
- 背景
- 国家資格であるドローンの技能証明に関わる講習・実技の時間を正確に管理し、国へ提出する時間記録として扱える仕組みが必要でした。
- pegが使った材料
- 事務規程とヒアリングのみ
- 結果
- 同協会の事務規程とヒアリングだけを材料に、講習・実技時間を管理するシステムを構築しました。
ほかの事例
従来型の進め方との違い
講習管理の仕組みづくりで差が出やすいのは、「規程をどう仕様に置き換えるか」の部分です。
| 項目 | 従来型の開発で起きがちなこと | pegの進め方 |
|---|---|---|
| 規程の反映 | 規程を仕様書の形式に書き直す作業を団体側が担うことが多い | 事務規程を直接読み込み、pegが仕様に置き換える |
| 例外ルール | 振替受講や再受講などの例外が後から見つかり、手戻りになりがち | ヒアリングで現場の例外運用まで伺う |
| 制度改正 | 改正のたびに改修の見積もり・調整から始まりやすい | 改正を見越した構成を構想段階から検討 |
| 完成イメージの確認 | 判定結果や帳票を確認できるのが終盤になりがち | 開発途中から判定・帳票を画面で確認 |
※一般的な傾向を示したもので、個々の案件により異なります。
よくあるご質問
Q規程の文章があいまいな部分があります。それでも進められますか。
はい。あいまいな部分こそ、ヒアリングで「実際にはどう運用しているか」を伺います。解釈を構想書に明記し、事務局さまにご確認いただいてから開発に進みます。
Q制度改正で講習時間や科目が変わった場合はどうなりますか。
稼働後の見直しもご相談いただけます。改正が予想される項目は、構想の段階で変更しやすい形を検討します。対応の範囲や方法は、改正内容を伺ったうえでご提案します。
Q修了証や認定証の発行もシステムで行えますか。
修了要件の判定から証書の出力、再発行の履歴管理まで、ご要望に応じて構想に含めることができます。現在お使いの様式をお見せください。
Q複数の講習機関や会場の記録をまとめて管理できますか。
講習機関・会場ごとの入力と、本部での一元確認を前提にした構成もご提案できます。権限の分け方などは、運営体制を伺いながら決めていきます。
事務規程を一冊、お持ちください
規程と、日々の講習運営のお話があれば十分です。伺った内容をもとに、講習・受講記録管理の進め方を構想書にまとめてご提案します。
まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
