トップ／コラム／ヒアリングシート

システム開発のヒアリングシート｜発注前に自社で埋めておく7つの項目

開発会社との打ち合わせが、毎回「現状の説明」で終わってしまう。同じ話を何社にもする。そうしているうちに数か月が過ぎる。よくある話です。

先に手元でまとめておくと、初回の打ち合わせから中身の話に入れます。このシートは、pegが実際のヒアリングで伺っている内容を、そのまま公開したものです。

全部埋める必要はありません。埋まらない項目があること自体が、打ち合わせで話すべき論点になります。

目次（7項目）を開く

コピーして使えるヒアリングシート
なぜこの7つを聞くのか
いちばん大事なのは「例外」
答えられなくていい項目
使い方の例
pegの進め方
よくあるご質問

コピーして使えるヒアリングシート

ダウンロード版（Excel）記入欄と「記入例」シートつきです。会員登録もメールアドレスの入力も不要で、そのままダウンロードできます。社内で自由に編集・配布いただけます。

Excelでダウンロード

下の枠の中をコピーして、分かる範囲で埋めてください。A4で2枚程度になります。

■ システム開発 ヒアリングシート

【1】使う人
　・使う部署／担当者の人数：
　・社外の人も使うか（会員・受講者・申請者など）：
　・その人数の目安：
　・パソコンかスマートフォンか：

【2】いま使っているもの
　・システムの名前と導入時期：
　・作った会社（分かれば）：
　・保守契約の有無と期限：
　・使っているExcel・Accessのファイル名：
　・紙でやりとりしている書類：
　・ほかに使っているサービス（会計・決済・メール配信など）：

【3】業務の流れ
　・毎日やること：
　・毎月やること：
　・年に数回だけやること（繁忙期・締切）：
　・誰が確認・承認するか：
　・外部に出している作業（印刷・発送など）：

【4】困っていること（数で書けるものは数で）
　・時間がかかっている作業と、そのおおよその時間：
　・間違いが起きやすいところ：
　・いまはあきらめていること：

【5】どうなれば成功か
　・実現できたら成功と言える状態（2〜3行）：
　・いちばん楽になる人は誰か：

【6】外せない条件
　・守るべき規程・法令・定款の条文：
　・個人情報の扱いで決まっていること：
　・連携が必要なシステム：
　・使う端末とブラウザ：

【7】予算と時期
　・予算の枠（幅で可）：
　・使い始めたい時期：
　・その時期にしたい理由：
　・決裁の流れ（誰の承認が必要か・いつ会議があるか）：

このシートと、提案依頼書（RFP）テンプレートを合わせると、複数社に同じ条件で見積もりを依頼できる状態になります。

なぜこの7つを聞くのか

7つの項目が何を決めるか
項目	これが分かると何が決まるか
1. 使う人	費用がいちばん大きく動くところ。社外の人が使う画面があるかどうかで、作る量が倍近く変わります
2. いま使っているもの	作り直しか、引き継ぎか、部分的な置き換えかが決まります。ファイル名まで分かると精度が上がります
3. 業務の流れ	画面の数と、いつ切り替えるかが決まります。繁忙期に切り替えるわけにはいきません
4. 困っていること	優先順位が決まります。時間を数字で書けると、投資に見合うかを自分たちで判断できます
5. どうなれば成功か	完成の定義になります。ここが曖昧なまま進むと「思っていたものと違う」が起きます
6. 外せない条件	作り方が決まります。ここを後から出されると、作り直しになります
7. 予算と時期	作る範囲が決まります。予算は人工（にんく）とほぼ同じ意味です

費用の考え方は「予算500万円以内で業務管理システムを作る方法」に詳しく書いています。

いちばん大事なのは「例外」

実務の経験から言うと、システムが失敗する原因のほとんどは例外処理です。「基本はこうだが、この場合だけは別」という決まりが、どの組織にも必ずあります。

会費は年額だが、年度途中の入会は月割りにしている
修了証は当日発行だが、実技が10時間に満たない人は発行できない
請求書は郵送だが、一部の会員だけはメールで送っている
承認は課長だが、金額が一定を超えると部長に上がる

こうした決まりは、たいてい誰も文書に書いていません。長年の担当者の頭の中にあります。ヒアリングシートの【3】に、思いつくかぎり書き出してください。ここが埋まっているかどうかで、見積もりの正確さがまったく変わります。

書き出しのコツ

「いつもと違う対応をしたのはどんなときか」を、担当者の方に聞いてみてください。「そういえば、あのときは…」から出てくるものが、いちばん重要な要件です。

答えられなくていい項目

次の項目は、埋まらなくてまったく問題ありません。むしろ、ここを無理に埋めると実態と合わない要求になります。

画面の数や項目の一覧：一緒に決めるものです
使う技術やデータベースの種類：開発会社が提案する部分です
細かい機能の仕様：業務の流れが分かれば、こちらで組み立てます
いまのシステムの中身：分からなくて当然です。動いている画面と帳票があれば進められます

仕様書がない状態からの進め方は「要件定義を発注側だけで抱えない進め方」にまとめています。

使い方の例

1
担当者2〜3人で30分だけ埋める
完璧を目指さず、分かるところだけ。埋まらない欄には「不明」と書いてください。それも情報です。
2
いまの画面と帳票を集める
画面の写真（スクリーンショット）と、実際に印刷している帳票。これがシートより雄弁です。
3
そのまま開発会社に渡す
複数社に相談する場合は、全社に同じものを渡してください。返ってくる質問の質で、その会社の理解度が分かります。
4
質問された内容を追記していく
打ち合わせのたびにシートが厚くなります。これがそのまま要件定義の材料になります。

pegの進め方

pegでは、このシートが埋まっていなくてもご相談をお受けしています。実際、届くご相談のほとんどは「困っていることは言えるが、何を作ればいいのか分からない」という状態から始まります。

その場合は、いま使っている画面、印刷している帳票、Excelのファイル、そして日々その業務をしている方へのヒアリングを材料に、こちらで機能一覧と進め方を整理してご提案します。発注する側でエンジニアを用意していただく必要はありません。

先に機能一覧と概算だけ見たい方は、見積シミュレーターをお使いください。このシートを埋めたものをそのまま入れれば、作るものの範囲と概算がその場で出ます。

よくあるご質問

Q全部埋めないと相談できませんか？

いいえ。1行も埋まっていなくてもご相談いただけます。このシートは、打ち合わせを早く進めるための道具です。

Q社内の誰に聞けばよいですか？

その業務を毎日している方です。管理職より、実際に手を動かしている方のほうが、例外処理を正確にご存じです。

Qこのシートは自由に使ってよいですか？

ご自由にお使いください。出典の記載も不要です。改変も問題ありません。他社への相談にお使いいただいてもかまいません。

Q埋めた内容を外に出しても大丈夫ですか？

会員の氏名や個人情報そのものは書かないでください。件数や項目名だけで十分です。pegでは、必要に応じて秘密保持契約（NDA）を締結したうえで詳細を伺っています。

あわせて読みたい

システムを作る前に業務をどこまで整理するか｜見直す範囲の決め方
シートを埋めながら、整理が必要な場所と触らずに残す場所を決める。4か所と3か所の線引き。

まずは話すところから

仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。

相談する（無料）資料を入れて概算を見る（無料）