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予算500万円以内で業務管理システムを作る方法｜機能を削らずに収める考え方

「予算は500万円まで。その中で業務管理のシステムを作れるだろうか」「見積もりを取ったら予算を大きく超えてしまった」。こうしたご相談を受けると、多くの開発会社は機能を減らす提案をします。けれど、予算が足りないから機能を削るのは、本来は順番が逆です。作りたいものが実現できなければ、システムを作る意味がないからです。このページでは、機能を削らずに予算に収めるための考え方を、pegの進め方とあわせてお伝えします。

費用のほとんどは「人の作業時間」

システム開発の費用は、ほぼ人の作業時間で決まります。業界では「人工（にんく）」と呼び、何人が何か月かかるかで金額が決まります。機械や部品を仕入れるわけではないので、費用を抑えるには、かかる作業時間を減らすしかありません。

作業時間を減らす方法は、機能を減らすことだけではありません。同じ機能を、少ない人数と短い期間で作れる進め方を選ぶこと。そして、開発会社でなくてもできる作業を、発注側で担っていただくこと。この2つで、機能を削らずに費用を抑えられる場合があります。

たとえばpegでは、大手なら10人で構築するところを、3人で構築することがあります。まったく新しい技術には手を出さず、実績のある、確立された技術と、これまでに作ってきた標準の形を使うからです。正解の分かっている作り方を再現するので、少ない人数でも品質を落とさずに進められます。

発注側で担える作業を決める

システム開発には、プログラムを書く以外にも多くの作業があります。そのうちいくつかは、業務をよく知っている発注側のほうが、むしろ早く正確にできます。どの作業をどちらが担うかを最初に決めておくと、その分の人工を見積もりから外せます。

規程やルールがある業務は、安く確実に作れる

事務規程や、法律に沿った基準がある業務は、システムにしやすい業務です。何が正しいかが文書で決まっているので、担当者ごとのやり方の違いに左右されず、迷わずに作れます。発注側にエンジニアがいなくても、受託側からの提案と、はっきりした作り方、丁寧なテストで、要望を満たすことができます。

国家資格であるドローンの技能証明に関わる講習を運営する、ドローン操縦士協会の受講管理システムでは、事務規程のルールを次のように画面に置き換えました。

規程があれば、それ自体が仕様書の代わりになります。詳しくは「ドローン操縦士協会の事例」や「講習・研修の受講管理をExcelから移行するタイミングと手順」をご覧ください。

それでも予算が足りないとき

作業の分け方を工夫しても、作りたいものに対して予算が足りないことはあります。そのときに私たちがお伝えするのは、「予算を追加していただくか、今回はお引き受けしないか」のどちらかです。

機能を削って予算に合わせれば、見積もりの金額は収まります。けれど、完成したシステムで業務が回らなければ、結局は手作業が残り、追加の改修が必要になります。できないものを「できます」と言って引き受けるより、最初に正直にお伝えするほうが、発注側にとっても損が少ないと考えています。

pegは10万円からのご相談に対応しています。金額の大小ではなく、実現したいことが実現できるかどうかで判断しています。

見積もりを依頼するときに伝えること

予算が決まっているなら、見積もりの依頼時に先に伝えることをおすすめします。あわせて次のことを伝えると、「この予算で、どの作業をどちらが担えば実現できるか」という、比べやすい提案を受けられます。

• 予算の上限
• 実現したいこと（何ができるようになれば成功か）
• 使う人の数と立場
• いつまでに使い始めたいか
• 発注側で担えそうな作業と、使える時間
• 今使っているExcel、帳票、規程などの資料

見積書の読み方は「システム開発の見積もりの読み方」で詳しく解説しています。

よくあるご質問

費用の規模感を先に知りたい方は、「業務システムの開発費用はいくらかかるのか｜規模別の目安と、金額が決まる仕組み」をあわせてご覧ください。