時間がかかっているのは請求書の作成ではない
事務局の方に伺うと、「請求書を作るのが大変」とおっしゃいます。ただ、実際に時間を測ってみると、印刷や封入より前の工程に時間が消えていることがほとんどです。
- 名簿の突合：退会者、休会者、年度途中入会、住所変更。請求の前に名簿を正しくする作業
- 区分ごとの金額の確認：正会員・准会員・賛助会員・学生会員。減免や免除の該当者
- 入金の消込：振込名義が本人と違う、金額が合わない、複数名分をまとめて振り込まれる
- 督促の管理：誰に、いつ、何回送ったか
この4つが手作業で残っているかぎり、請求書の発行だけを自動にしても、山は低くなりません。システムにする価値がいちばん大きいのは、消込と督促の管理です。
業務を5つに分ける
会費の業務は、次の5つに分けて考えると整理しやすくなります。
| 工程 | 中身 | 手作業だと重い度合い |
|---|---|---|
| ① 対象を決める | 誰にいくら請求するかを確定する。退会・休会・減免の反映 | 大 |
| ② 請求を出す | 請求書・払込票の作成、送付（郵送／メール） | 中 |
| ③ 入金を消し込む | 通帳やCSVと照らして、誰の入金かを特定する | 特大 |
| ④ 督促する | 未納者の抽出、督促状の送付、履歴の記録 | 大 |
| ⑤ 会計へ渡す | 会計ソフトへの仕訳、年度の締め | 中 |
③と④が重いのは、判断が要るからです。ここを人がやるかぎり、会員数に比例して時間が増え続けます。
先に決めておく4つのこと
システムにする前に、団体の側で決めておく必要があるものがあります。ここが曖昧なままだと、作ってから何度も手戻りします。
1. 年度途中の入会・退会をどう扱うか
月割りにするのか、満額にするのか、次年度からにするのか。定款や会則に書いてあれば従い、書いていなければこの機会に決めてください。いちばん多い手戻りの原因がここです。
2. 減免・免除の条件と、誰が承認するか
高齢会員、休会中、災害時。条件が文書にあるか、慣例で運用されているかを確認してください。
3. 入金を何で照合するか
会員番号を振込依頼人名に入れてもらうのか、金額だけで判断するのか、コンビニ払込票の番号で紐づけるのか。ここを決めると、消込がどこまで自動にできるかが決まります。
4. 督促を何回、いつ送るか
回数と間隔を決めておけば、抽出も送付も自動化できます。決めていないと、毎回誰かが判断することになります。
どこからシステムにするか
全部を一度に作る必要はありません。効果の大きい順に並べると、次のようになります。
- 1
名簿と会費の状態を一か所にまとめる
「誰が、どの区分で、今年度いくら請求されていて、いくら入金済みか」が1画面で見える状態を作ります。ここができるだけで、問い合わせ対応と督促の手間が大きく減ります。
- 2
入金データの取り込みと消込
銀行のCSVを取り込み、会員番号や金額で自動的に候補を出し、判断が要るものだけ人が確認する形にします。全自動にはなりませんが、9割は機械が片づけます。
- 3
督促の抽出と記録
未納者を条件で抽出し、送った履歴を残します。「この人には先月送った」が分かるだけで、事務局の負担が変わります。
- 4
会員本人が見られる画面
支払い状況の確認と住所変更の届け出。ここまで来ると、事務局への電話と郵便が目に見えて減ります。ただし社外の人が使う画面は作る量が増えるので、費用も上がります。
- 5
オンライン決済
クレジットカードや口座振替。手数料と、団体としての方針を先に決めてから検討してください。
1と2だけでも、事務局の作業時間はかなり減ります。予算500万円以内で業務管理システムを作る方法の考え方で、範囲を区切って順に作るのが現実的です。
会計ソフトとのつなぎ方
「会計ソフトと自動連携したい」というご要望はよくいただきますが、最初はCSVでの受け渡しをおすすめしています。
| 方法 | 向いているとき | 注意点 |
|---|---|---|
| CSVで書き出して取り込む | ほとんどの団体。年に数回の受け渡しで足りる | 手作業が1工程残るが、仕組みが単純で壊れない |
| 自動連携（API） | 毎日の入金が多い／件数が非常に多い | 会計ソフト側の仕様変更で止まることがある。費用も上がる |
運用が固まってから自動化するほうが、作り直しが起きません。先に作り込むと、実際の締め作業と合わずに使われなくなります。
pegの進め方
pegでは、いまお使いのExcelや会員管理システム、実際に印刷している請求書と督促状、そして事務局の方へのヒアリングを材料にします。仕様書をご用意いただく必要はありません。
とくに重視するのが、会則や慣例に沿った例外の処理です。「この区分だけは別」「この場合は理事会の承認が要る」といった決まりは、どの団体にも必ずあります。ここを最初に洗い出さないと、動かないものができます。洗い出しにはヒアリングシートをお使いください。
会員管理システムを7か月で作り直した例は「日本眼科医会の事例」でご覧いただけます。パッケージと個別開発の判断は「会員管理システムはパッケージか個別開発か」に整理しています。
よくあるご質問
Qいまの会員管理システムを残したまま、会費の部分だけ作れますか？
作れます。名簿はいまのシステムから定期的に取り込み、会費の部分だけ別に持つ形も可能です。ただし二重管理になるので、どちらを正とするかを先に決めます。
Q入金の消込はどこまで自動になりますか？
振込依頼人名に会員番号を入れていただける運用なら、ほとんど自動になります。そうでない場合も、氏名と金額で候補を出し、人が確認する形にすれば大幅に減ります。
Qコンビニ払込票やクレジットカードに対応できますか？
対応できます。ただし決済代行会社との契約と手数料が別途必要になるため、団体としての方針を先に決めてからのご相談をおすすめします。
Q会員数が数百名でも作る意味はありますか？
あります。件数より、区分や例外の多さで手間が決まるためです。数百名でも区分が複雑なら、システムにする価値は十分あります。
Qいくらくらいかかりますか？
作る範囲によります。見積シミュレーターに手元の資料を入れると、作るものの範囲と概算の見積がその場で出ます。
あわせて読みたい
協会・団体の会費を、会費規程どおりに日割り・月割りで計算する｜途中入会・休会・退会をシステムに落とす
協会・団体の会員向けマイページを作るときに決めること｜会員が自分で登録内容を変えたり入金状況を見られる形にするとき、確認を挟む項目と挟まない項目の切り分け方を整理しました。
協会・団体の理事会・総会の資料づくりを軽くする方法｜毎回数えなおさない仕組み
会議のたびに数えなおしになる5つの数字と、記録の側に判定を移して軽くする進め方を整理しました。
まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
