いまのシステム、どうするのが正解か｜3つの質問でわかる簡易診断

まず「どこに何時間かかっているか」を数えるところから

いまの仕組みが動いているうちは、急いで作り替える必要はありません。先にやるべきなのは、手作業や二重入力が月に何時間かを数えることです。ここが数字になると、投資に見合うかどうかを自分たちで判断できます。

数えてみて「年に100時間以上」なら、置き換えを検討する段階です。

参考：老朽化した業務システムの置き換え費用を抑える進め方／AccessやExcelで作った社内システムの限界と、次の移し先の決め方

期限から逆算してください。いちばん急ぎます

サポート終了やOSの更新には、動かせない期限があります。この場合は「何を作るか」より先にいつまでに何を終わらせるかを決めるのが先です。期限まで6か月を切っているなら、全部を一度に作り替えるのではなく、止まると困る業務から順に手を打つ進め方に切り替えてください。

参考：OS・ソフトのサポート終了で業務システムを更新するときの進め方／Windowsのアップデートに業務システムが対応していないときの対処法

作り直しの検討より先に、止まらないようにしてください

いちばん急ぐのは、サーバーとドメインの契約、管理者のID、データの取り出しを自社の手元に確保することです。この3つさえ押さえられれば、あわてて次の発注先を決めずに済みます。契約名義が開発会社のままだと、更新されずに突然止まることがあります。

参考：開発会社と連絡が取れなくなったときの対処法

小さく作って、使いながら決めていくのが早いです

最初から全部を設計しようとすると、たいてい途中で止まります。まずいちばん困っている1業務だけを動く形にして、使いながら次を決めるほうが、結果的に早く安く済みます。

参考：新規事業のシステムを小さく早く作る方法／ビジネスのアイディアをシステムの形にする方法

中身を説明できる人がいるうちに、業務のルール（締切、例外処理、誰が承認するか）を書き出しておいてください。その人がいなくなってからでは、同じものを再現するのに何倍も時間がかかります。

中身が分からなくても進められます。いま動いている画面と、印刷している帳票と、書き出したデータがあれば、それがそのまま仕様書の代わりになります。pegに届くご相談も、この状態から始まるものがほとんどです。

この範囲でも十分に作れます。全部を一度にではなく、いちばん手間のかかっている1業務に絞ってください。pegは10万円からご相談を受けています。

業務管理システムの中核部分は、この範囲で作れることが多い金額です。機能を削るのではなく、データ整理やテストを自社で担って人工を減らす方法もあります。予算500万円以内で業務管理システムを作る方法

複数社から提案を取る価値がある規模です。同じ資料を渡さないと比較できないので、提案依頼書を用意してください。RFPテンプレート（コピーして使えます）／見積もりの読み方

先に概算を知るのがいちばん早いです。見積シミュレーターに手元の資料を入れると、機能の一覧と概算の見積がその場で出ます。無料です。概算見積書は、メールアドレスの確認後に表示します。