限界が近いことを示す6つのサイン
- ファイルを開ける人が限られていて、同時に使うと壊れる、または待たされる
- 作った担当者が退職し、中身を説明できる人がいない
- データが増えて動作が重くなった、ファイルが壊れたことがある
- パソコンを買い替えるたびに、動くかどうか毎回冷や汗をかく
- 本体のファイルが個人のパソコンや共有フォルダに置かれ、バックアップが誰の担当か決まっていない
- 在宅勤務や外出先から使えない
3つ以上当てはまるなら、動かなくなる前に移し先を検討する時期です。
なぜ壊れやすいのか
AccessやExcelは、もともと一人ひとりが手元で使う道具として作られています。それを組織の共有の仕組みとして使い続けると、次のような無理が出てきます。
| 起きること | 理由 |
|---|---|
| 同時に使えない・データが壊れる | ファイルを共有フォルダに置いて複数人で開く使い方は、もともと想定されていない |
| 誰が何を変えたか分からない | 変更の記録が残らず、間違いに気づいても戻せない |
| 作った人しか分からない | 画面や計算のルールが、その人の作り方に強く依存している |
| 環境が変わると止まる | OfficeやWindowsの更新、パソコンの入れ替えで動かなくなることがある |
| 持ち出しに弱い | ファイルごとコピーできてしまうため、個人情報の管理が難しい |
移行先は4つ
| 移行先 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| ① 市販のクラウドサービス | 業務が一般的で、既製品の機能で足りる | 独自のルールには合わせにくい。毎月の利用料がかかる |
| ② ノーコード・ローコードの仕組み | 項目や画面を自社で作り替えたい | 作り込みすぎると、結局また属人的になる |
| ③ 個別に作る（クラウド型） | 規程やルールが多い／長く使う／他システムとつなぐ | 初期費用がかかる。範囲を絞ると抑えられる |
| ④ Accessのまま整理する | あと1〜2年で別の計画がある／利用者が1〜2人 | 根本的な解決にはならない。期限を決めて使う |
迷ったときは「今の仕組みに、規程や制度に沿った独自のルールがどれだけ入っているか」で判断すると決めやすくなります。独自ルールが多いほど③が向きます。判断の観点は「会員管理システムはパッケージか個別開発か」も参考になります。
データを引き継ぐときの注意
- まずCSVで書き出す：Accessの各テーブル、Excelの各シートを書き出し、件数を控えておきます
- 同じ人・同じ取引先の重複を確認する：長年使った名簿ほど重複が残っています
- 表記のゆれをそろえる：全角と半角、(株)と株式会社など
- 計算式の中身を書き出す：マクロや関数に業務のルールが埋まっています。移す前に日本語で書き出すと、新しい仕組みの要件になります
- 古いデータの扱いを決める：新しい仕組みで使う範囲と、保管だけする範囲を分けます
名簿の移行でつまずきやすい点は「オリジナルの名簿管理システムを刷新するときの進め方」に詳しくまとめています。
移行の進め方5ステップ
- 1
今のファイルを保全する
本体のファイルをコピーし、日付をつけて別の場所に保管します。まずここからです。
- 2
使っている機能を書き出す
画面、帳票、集計、取り込み・書き出し。毎月・毎年の作業も忘れずに。
- 3
移行先を決める
前の章の4つから選びます。見積もりを取るときは、いまのファイルをそのまま見せるのがいちばん早いです。
- 4
データを移して確かめる
件数と合計金額が一致するかを、事務局や担当者の目で確認します。
- 5
並行して使ってから切り替える
1か月ほど両方を使い、問題がないことを確かめてから切り替えます。
pegの進め方
pegでは、いまお使いのAccessやExcelのファイルそのものを材料にします。画面、帳票、関数やマクロに埋まっている業務のルールを読み解き、必要な部分をヒアリングで補って、ブラウザで使える形に作り直します。仕様書を用意していただく必要はありません。
費用の考え方は「予算500万円以内で業務管理システムを作る方法」、クラウド化の選択肢は「社内サーバーの業務システムをクラウドにする方法」をご覧ください。
よくあるご質問
QAccessのファイルを見せるだけで、見積もりは出せますか？
出せます。ファイルと、実際の業務で何をしているかを伺えば、作り直す範囲と概算をお伝えできます。パスワードがかかっている場合や、開けなくなっている場合もご相談ください。
Qマクロの中身が分からなくても移行できますか？
できます。中身が読めない場合は、実際の操作と出てくる帳票から動きを確かめ、必要な結果が同じになるように作ります。
Q全部を一度に移さないといけませんか？
いいえ。毎日使う部分から移し、年に一度しか使わない集計などは後に回す進め方もできます。
Q移行にどれくらいかかりますか？
データの量と機能の数によって変わります。見積シミュレーターで、機能一覧と概算の目安を無料で確認できます。
あわせてお使いください
あわせて読みたい 移し先が決まったあと、次に手が止まるのがデータ移行です。業務システムの入れ替えでデータ移行が詰まる5つのことに、表記ゆれ・重複・添付ファイルの片づけ方と移行の6ステップをまとめています。
まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
