内製と外注、それぞれどういう状態か
内製とは、社内の人がシステムを作り、直し、動かし続ける状態です。社員がプログラムを書く場合のほか、表計算ソフトや、画面を組み合わせて作れる開発ツール（いわゆるノーコード・ローコード）で社員が仕組みを作る場合も含まれます。
外注とは、開発会社など社外の専門家にシステムづくりを依頼する状態です。作るところだけを頼む場合もあれば、完成後の保守まで継続して頼む場合もあります。
実際には「全部内製」「全部外注」の二択ではなく、どこまでを社内で持ち、どこからを任せるかという役割分担の問題として考えると、判断しやすくなります。
内製化のメリット・デメリット
メリット
- 業務を知っている人が作るので、細かな運用に合わせやすい
- 小さな修正や項目の追加を、社内の判断ですぐに行える
- 仕組みの中身を社内で把握でき、ノウハウが残る
デメリット
- 作れる人を採用・育成する必要があり、時間がかかる
- 担当者が異動・退職すると、誰も直せなくなることがある
- セキュリティやデータの保護など、専門的な判断を社内で行う必要がある
- 本来の業務と兼務になり、開発や改修が後回しになりがち
特に注意したいのは、特定の担当者しか中身を分からない状態です。表計算ソフトの複雑な管理表や、個人が作った小さなツールが、気づけば業務に欠かせない存在になっていることもあります。
外注のメリット・デメリット
メリット
- 専門家の知識や経験を、必要な期間だけ借りられる
- 社内で人を採用・育成しなくても、システムを用意できる
- セキュリティや動作の安定性など、専門的な部分を任せられる
デメリット
- 小さな修正でも、依頼・見積もり・対応と手続きが必要になる
- 発注側と開発側で「作りたいもの」がずれることがある
- 依頼先に任せきりにすると、仕組みの中身が社内で分からなくなる
外注でよく起こる「ずれ」は、発注側に要件をまとめる役割が求められる一方で、社内にそれを担える人がいない、という構造から生まれがちです。この点はシステム開発が失敗する5つの理由と発注側の対策で詳しく解説しています。
ノーコード・ローコードで作る場合の注意
画面を組み合わせて作れる開発ツールは、エンジニアがいない会社でも内製に取り組みやすい選択肢です。ただし、ツールの利用料が続くこと、ツールの提供内容が変わる可能性があること、複雑な処理には向かない場合があることも踏まえて、何をツールで作るかを決めましょう。
エンジニアがいない会社の判断基準
社内にエンジニアがいない会社が判断するときは、「作れるかどうか」よりも「作ったあとをどうするか」から考えるのがおすすめです。次の4つの基準で、自社の状況を確認してみてください。
作ったあとに誰が面倒を見るか
システムは完成してからのほうが長く使われます。不具合への対応、利用者からの問い合わせ、年度ごとの設定変更などを、社内の誰が担うのかを考えましょう。担当者を決められない場合は、保守まで含めて外部に任せるほうが安定しやすくなります。
業務の変化がどれくらい頻繁か
項目の追加や帳票の変更が毎月のように発生する業務なら、社内で手を入れられる余地を残しておくと便利です。一方、規程に沿って決まった手順で進める業務なら、最初にきちんと作り、変更は必要なときにまとめて依頼する形でも十分に回ります。
止まったときの影響の大きさ
会員情報や公的な記録など、止まったり失われたりすると影響が大きいデータを扱うシステムは、専門的な管理が欠かせません。社内の一部で使う補助的なツールであれば、内製で小さく試す選択肢も考えられます。
社内に任せられる人と時間があるか
内製化には、作業する人と、その人が本来の業務から離れる時間が必要です。「手の空いたときに作る」前提だと、完成しないまま時間が過ぎてしまうこともあります。担当者の業務量を現実的に見積もりましょう。
| 状況 | 向いている形の目安 |
|---|---|
| 完成後の面倒を見る人がいない | 外注（保守まで含めて依頼） |
| 細かな変更が頻繁にある補助的な業務 | 内製、または変更しやすい作りで外注 |
| 止まると影響が大きい中核の業務 | 外注（専門的な管理を任せる） |
| 社内に詳しい人がいて、時間も確保できる | 内製を中心に、難しい部分だけ外注 |
「組み合わせる」という選択肢
内製と外注は、組み合わせることもできます。たとえば、中核となるシステムは外部に作ってもらい、日々の集計や資料づくりは社内で表計算ソフトを使って行う、といった分担です。組み合わせる場合に大切なのは、次の2点です。
- 何を作るかを決める役割は、社内に残す：作業を任せても、「どんな業務をどう変えたいか」を決めるのは発注側です。
- データを取り出せる形にしておく：外注したシステムのデータを社内で活用できるよう、出力の方法を最初に決めておきましょう。
外注するときに社内で用意しておきたいもの
外注を選ぶ場合でも、社内で準備しておくと話が早く進むものがあります。専門的な資料である必要はありません。
- 今の業務の流れ（誰が、いつ、何をしているか）
- 困っていること、時間がかかっていること
- 今使っている管理表、帳票、既存システムの画面
- 業務のルールが書かれた規程やマニュアル
これらがそろっていれば、依頼先は業務の実態をつかみやすくなり、見積もりや提案の精度も上がります。見積もりを受け取ったあとの確認方法は、システム開発の見積もりの読み方で解説しています。
pegの進め方：外注でも「自社の言葉」で作る
「外注すると、作りたいものがずれてしまう」という不安は、発注側に要件をまとめる役割が求められることから生まれがちです。pegは、発注側にエンジニアがいなくても、ヒアリングと既存の資料だけで要件を形にし、業務の言葉で確認しながら進めます。
発注側に要件定義の作業を求めません
たとえばドローン操縦士協会の講習・実技時間管理システムは、ヒアリングと同協会の事務規程をもとに構築しました。専任のエンジニアを置きにくい団体・協会の方は、協会・医会向けのご案内もあわせてご覧ください。
よくあるご質問
Qエンジニアがいない会社でも内製化はできますか？
表計算ソフトやノーコードツールを使えば、補助的な仕組みを社内で作ることはできます。ただし、担当者の異動や退職で誰も直せなくなることがあるため、作ったあとに誰が面倒を見るかを先に決めておくことが大切です。
Q外注すると、作りたいものとずれてしまいませんか？
ずれの多くは、何を作るかを発注側と開発側で共有しきれていないことから起こります。業務の言葉で説明してくれる依頼先を選び、画面イメージを早い段階で確認できる進め方にすると、ずれは小さいうちに直せます。
Q内製と外注を組み合わせることはできますか？
できます。中核のシステムは外部に作ってもらい、日々の集計などは社内で行うといった分担が考えられます。その場合も、何を作るかを決める役割は社内に残し、データを取り出せる形にしておきましょう。
Qまだ内製か外注かを決めていない段階でも相談できますか？
ご相談いただけます。業務の困りごとや今の運用を伺ったうえで、どこまでを社内で持ち、どこからを任せるとよいかを一緒に整理します。ご相談は無料です。
あわせてお使いください
まずは話すところから
仕様書がなくても、社内にエンジニアがいなくても大丈夫です。実現したいことを伺い、進め方と概算をご提案します。ご相談は無料です。
