Excelでの受講管理が続く理由
Excelでの受講管理には、はっきりとした良さがあります。
- 追加の費用をかけずに始められる
- 列を足すだけで、新しい管理項目に対応できる
- 多くの職員が使い慣れていて、引き継ぎやすい
受講者や講座の数が限られているうちは、Excelで十分に回ります。無理にシステム化する必要はありません。ただし、規模や管理項目が増えると、この柔軟さがかえって負担になり始めます。列やシートが増え、担当者ごとに入力の仕方が変わり、「どれが正しい記録か」を確かめる作業が増えていくのです。
移行を考えるタイミング：6つのサイン
次のような状況が当てはまるなら、システムへの移行を検討するタイミングです。
同じ情報を何度も入力している
申込、出欠、修了証の発行で、同じ受講者情報を別々の表に入力している。
集計のたびに手作業が発生する
受講時間の合計や修了判定を、毎回コピーや関数の手直しで行っている。
ファイルが複数に分かれている
年度別、講座別、担当者別にファイルがあり、最新版がどれか分かりにくい。
特定の担当者しか扱えない
複雑な関数やマクロがあり、作った人が不在だと直せない。
提出や証明に使う記録を扱っている
資格の要件や外部への報告など、正確さが強く求められる記録を管理している。
問い合わせ対応に時間がかかる
「あと何時間で修了できるか」といった質問に、表を探して答えている。
特に、外部へ提出する記録や資格の要件に関わる記録を扱っている場合は、入力ミスや記録の食い違いが大きな問題につながりかねません。件数が少なくても、早めの検討をおすすめします。
移行先の選び方
移行先は、大きく分けて研修管理システムなどのパッケージと、個別開発の2つです。
| 移行先 | 向いているケース |
|---|---|
| 研修管理システム（パッケージ） | 申込・出欠・修了管理など、一般的な研修運営が中心。管理のルールがパッケージの設定で表現できる |
| 個別開発 | 資格の要件に沿った時間の計算、実技と学科の区分、外部への提出書式など、独自のルールが多い |
社内研修のように運用を比較的自由に決められる場合は、パッケージで十分なことが多いでしょう。一方、規程や制度で記録の取り方が決まっている講習では、そのルールをシステムがそのまま扱えるかが選ぶうえでの分かれ目になります。選び方の考え方は会員管理システムはパッケージか個別開発かでも整理しています。
Excelから移行する5つの手順
移行先がパッケージでも個別開発でも、進め方の基本は同じです。
- 1
管理表を棚卸しする
受講管理に使っているファイルをすべて集め、シートごとに「何を管理しているか」「誰が、いつ入力しているか」「どこから転記しているか」を一覧にします。このとき見落としやすいのが、セルの色や書式、コメントで表している情報です。「黄色は補講が必要」「取り消し線は欠席」のような運用は、システムに移すときに項目として扱う必要があります。担当者に聞き取りながら、こうしたルールも書き出しておきましょう。
- 2
ルールを規程から拾い出す
受講管理のルールは、事務規程や講習の実施要領などにまとまっていることが多くあります。修了に必要な時間、欠席時の扱い、補講の条件、記録の保存期間などを、規程から拾い出しておきましょう。規程の文章と、実際のExcelでの運用がずれていることもあります。その場合は、どちらに合わせるかを決めてから移行します。
- 3
データを整える
氏名や講座名の表記の揺れ（全角・半角、旧字体など）をそろえる、1つのセルに複数の情報が入っているものを分ける、受講者を一意に識別できる番号があるか確認する、日付や時間の書き方を統一する。すべてを事前に完璧にする必要はありません。どの程度まで整えればよいかは、移行先に合わせて依頼先と相談しましょう。
- 4
並行運用で確かめる
新しいシステムが使えるようになったら、一定の期間はExcelと並行して記録し、受講時間の合計や修了判定が一致するかを確かめます。一致しない場合は、どちらかの入力ミスか、ルールの解釈の違いです。この段階で見つけておけば、切り替え後の混乱を防げます。
- 5
切り替え後に見直す
切り替えたあとも、しばらくは現場の声を集めましょう。入力の手間が増えた画面や、よく使う集計が出しにくい箇所などが見つかったら、優先順位をつけて改善します。使いながら育てる前提で考えると、最初から完璧を目指さずに済みます。
規程とExcelがそろえば、要件の大部分は組み立てられます
今お使いの管理表には業務の実態が、規程には守るべきルールが表れています。この2つに現場へのヒアリングを加えれば、新しいシステムに必要なことのほとんどは読み取れます。
移行のあとに残る「運用」の話
システムに移しても、受講管理の仕事がなくなるわけではありません。講座の追加、制度改正に伴うルールの見直し、年度ごとの設定変更などは続きます。誰がこれらを担うのか、変更が必要になったときにどこへ相談するのかを、移行の計画と同時に決めておきましょう。
また、移行を機に「これまで手作業で補っていた処理」が表に出てくることもあります。そのすべてをシステムに載せる必要はありません。頻度と手間を見ながら、システムで扱う範囲を決めていくほうが、無理のない運用になります。システム化の進め方全般で気をつけたい点は、システム開発が失敗する5つの理由と発注側の対策もあわせてご覧ください。
pegの進め方：管理表と規程から組み立てる
pegは、今お使いの管理表や規程、ヒアリングを材料に要件を組み立てます。発注側で要件定義書を作る必要はありません。
ドローン操縦士協会の事例
ドローン操縦士協会の講習・実技時間の管理システムでは、国家資格であるドローンの技能証明に関わる講習と実技の時間、国へ提出する時間記録を管理する仕組みを、ヒアリングと同協会の事務規程のみで構築しました。講習や資格を運営する団体向けの取り組みは、資格・講習団体向けのご案内にまとめています。
よくあるご質問
QExcelの管理表がきれいに整っていなくても、システムに移行できますか？
移行できます。表記の揺れや、色・メモで管理している情報があっても、それ自体が業務の実態を表す材料になります。移行の前に、どの列が何を意味しているかを依頼先と一緒に確認すれば、整理の方針を立てられます。
Q移行するとき、過去の受講記録はすべて引き継ぐべきですか？
必ずしもすべてを移す必要はありません。資格の更新や記録の提出に必要な範囲と、保存期間の決まりを確認したうえで、移す範囲を決めましょう。移さない記録は、元の管理表を読み取り専用で保管しておく方法もあります。
Q移行中もExcelでの管理を続けたほうがよいですか？
一定の期間は、Excelと新しいシステムの両方で記録する並行運用がおすすめです。同じ結果が出ることを確かめてから切り替えると、記録の漏れや集計の誤りを防げます。並行運用の期間と終了の条件は、あらかじめ決めておきましょう。
Q制度が変わったときに、記録の取り方も見直せますか？
見直せます。規程や制度で記録の取り方が決まっている講習では、改正に合わせてルールを変更できる作りにしておくことが大切です。どこが変わりうるかを、要件を整理する段階で一緒に確認します。
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