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本人からの開示・訂正・利用停止の請求に、名簿システムで答える｜請求は1種類ではありません

会員名簿や受講者名簿を預かっている団体には、本人から「私について持っている情報を見せてほしい」という連絡が来ることがあります。件数は多くありません。ただ、来たときに答えられるかどうかは、名簿システムの作りで決まってしまいます。

この記事は、請求を受けてから30日で答えられるか、という話ではありません。答えるための材料が、そもそも名簿に残っているかという話です。公開されている自治体の事務要綱2本と、民間の団体・事業者が公開している請求手続3本を読み比べると、要る材料がはっきりします。

発注元から委託先としての監督を受ける側の準備は別の記事に、名簿を外部に預けるときの発注側の考え方はこちらにまとめています。この記事が扱うのは、本人から直に求められたときの話です。

請求が来てから困るのは、だいたいこの5つ

名簿を預かっている事務局から伺う話は、だいたい次の形に落ち着きます。どれも「請求に答える機能がない」という話ではなく、答えるための材料が残っていないという話です。

• 自分に関する情報を全部見せてほしいと言われたが、どこまでが対象になるのか決められない。会費の履歴や、問い合わせの応対メモも入るのかどうか
• 登録が間違っているので直してほしいと言われた。直すことはできるが、直す前に何と書いてあったかが残らない
• 名簿から消してほしいと言われた。行を消すと、過去の受講記録や会費の記録まで一緒に消える
• 他の団体に渡した分も止めてほしいと言われたが、誰にいつ渡したのかの一覧がない
• 期限の内に答えたのかどうか、あとから確かめる材料がない。受け付けた日が、メールの日付しか残っていない

5つめは特にやりにくい形です。請求に答えたこと自体が記録に残っていないと、同じ人から次の請求が来たときに、前回どこまで出したのかが分かりません。

「開示請求」は1種類ではない

公開されている手続を読むと、まずここでつまずきます。本人が求められることは、ひとまとめの「開示」ではなく、何種類かに分かれていて、それぞれ別の様式・別の答え方になっています。

全国銀行協会が相談室・あっせん委員会について公開している手続では、冒頭で6種類がまとめて定義されています。「保有個人データに係る開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、保有個人データの利用目的の通知および第三者提供に係る記録の開示（以下「開示等」といいます。）」。昭和女子大学が公開している手続も6種類を並べていますが、中身が同じではありません。「利用目的の通知、保有個人データの開示、保有個人データの内容の訂正、追加又は削除、保有個人データの利用の停止又は消去、保有個人データの第三者への提供の停止」で、第三者提供の記録の開示は入っていません。宣伝会議が公開している手続には種類の一覧がなく、手数料の説明のなかに「利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ」とだけ書かれています。

自治体の側はもっとはっきり分かれています。富山県の実施要綱は「開示、訂正、利用停止の請求（以下「請求」という。）」とまとめたうえで、開示・訂正・利用停止をそれぞれ別の節に分け、様式も標準様式第1号（開示請求書）、第14号（訂正請求書）、第22号（利用停止請求書）と別に用意しています。静岡県の取扱要綱も様式第1号・第17号・第25号と分かれています。

この表の右の列は、どれも別のデータです。つまり「開示する機能」を1つ作っても、6行のうち1行にしか答えられません。そして、6つのうちどれを受け付けると決めているかは団体ごとに違います。作りはじめる前に決めるのは機能ではなく、自分の団体が何種類を受け付けると決めているのか、です。

要るのは今の1行ではなく、誰に渡したかの記録

6種類のうち2つが、名簿の作りをいちばん大きく変えます。第三者提供の記録の開示と、第三者への提供の停止です。

全国銀行協会の手続では、開示の対象が「全国銀行協会相談室および当協会のあっせん委員会における第三者提供記録」と書かれています。手数料の説明も「保有個人データおよび第三者提供記録の開示請求については」という書き方で、この2つを並べています。求められているのは本人の登録内容ではなく、その登録内容をどこへ渡したかという別の記録です。

同じ材料を、自治体の側は別の場面で求めています。静岡県の取扱要綱には、訂正をしたあとの手当てが定められています。「訂正請求に基づき訂正を行う保有個人情報を第三者に提供していた場合、必要があると認める場合には、提供先に対して訂正を行った旨を書面（様式第24号）により通知する」。富山県の要綱にも、標準様式第21号として「保有個人情報提供先への訂正決定通知書」が用意されています。

名簿の1行には、渡し先は書かれていません。書かれているのは今の登録内容だけです。渡した事実は、たいてい事務局の人の記憶か、送付したときのメールの中にあります。ここを埋めるには、渡した1件ごとに、日付・渡し先・渡した項目の範囲・渡した理由を記録として持つしかありません。

なお、名簿の行を上書きせず期間で持つという設計そのものは会員の異動の持ち方で扱っています。そこでは「あとから正しい時点の姿を出せるようにするため」という理由でしたが、本人からの請求に答えるという場面では、直す前の値を本人に説明するために同じ作りが要ることになります。理由が2つになると、上書きしない作りは外せなくなります。

期限は団体ごとに違い、しかも途中で止まる

答えるまでの期限は、資料ごとにばらけています。自治体の2本を並べると、開示と訂正・利用停止で日数が違い、県ごとにも違うことが分かります。

民間の側は、日数を書いていないところが多いです。昭和女子大学の手続は「通知には2週間程度かかります。大幅に遅延する場合は、その旨を通知します。」という書き方で、固定の日数ではありません。全国銀行協会と宣伝会議の手続には、日数の記載が見当たりませんでした。

ここで仕様に直るのは、日数そのものではありません。日数を固定で書かず、請求の種類ごとの設定値として持つこと。これは補助金の保存期間と同じ扱いで、制度ごとに違う数字は設定値にしておくという考え方です。

もう1つ、見落としやすい定めがあります。富山県の要綱には、請求書に不備があって補正してもらった場合の扱いが書かれています。「補正に要した日数は当該期間計算に算入しないこととなる（条例第6条第1項ただし書）ので、補正を指示した日及び補正が行われた日を明確に記録しておくことが必要である。」

この一文は、そのままデータ項目の指示です。期限を数えるのに、受け付けた日だけでは足りません。

• 請求書が届いた日（富山県は「到達した日」、静岡県は郵送なら「開示担当課等に到達した日をもって受付日とする」）
• 補正を指示した日
• 補正が行われた日
• 決定した日

この4つを別に持っていないと、期限の内かどうかが計算できません。1つの「受付日」だけを持つ作りにすると、補正のあった請求だけ答えが合わなくなります。

出し方は、請求を受けた時点では決まっていない

開示の方法が1種類ではないことも、作る前に知っておきたいところです。静岡県の取扱要綱は、文書・図画の閲覧、スライドや映画フィルムの視聴、電磁的記録の閲覧・視聴（用紙への出力、再生など）、写しの交付（複写機による複写、電磁的記録媒体への複写）、郵送による写しの交付を、それぞれ別に定めています。全国銀行協会の手続では「お客さまが開示申込書で選択した方法（書面または電磁的記録媒体）」と書かれています。

独立行政法人農畜産業振興機構の開示請求書には、「求める開示の実施方法等（本欄の記載は任意です。）」という欄があり、閲覧・写しの交付・その他・写しの送付から選ぶ形になっています。ただし記載要領には「なお、実施の方法は機構の定めるところによりますので、希望する方法に対応できない場合があります。」とあり、希望と実際の実施が分かれることも想定されています。

そして静岡県の要綱では、方法を申し出る時期が決定のあとに置かれています。「開示決定に基づき開示を受ける者は、開示決定通知があった日から、原則として30日以内に」実施方法等の申出書を出す、という形です。

ここから出てくる仕様は3つです。1つめは、請求を受け付けた時点では出力の形が決まっていないので、出力の形をあとから選べる作りにすること。画面での閲覧と、紙に出す形と、ファイルで渡す形を同じデータから作れるようにしておきます。2つめは、決定した日と、実際に出した日を別に持つこと。3つめは、間隔の日数も設定値にすることです。

本人確認の材料には「いつ作られたか」の条件がつく

本人確認の定めを読むと、求められているのが書類の種類だけではないことが分かります。

独立行政法人農畜産業振興機構の記載要領では、郵送で請求する場合に住民票の写しが要るとされ、「ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。」という条件がついています。さらに「住民票の写しは、市町村が発行する公文書であり、その複写物による提出は認められません。」と、原本かどうかも分けています。法定代理人であることを証明する書類にも同じ30日の条件がつき、任意代理人の委任状についても「委任状の複写物による提出は認められません」という扱いです。

全国銀行協会の手続では、本人確認書類を2つの区分から1点ずつ、合計2点と定めています。そして書類の使える期間についても分けていて、期限のある書類は提示または送付された時点で期限の内のもの、期限のない書類は提示または送付された日から3か月以内に発行されたものに限る、という書き方になっています。昭和女子大学の手続も、窓口なら期限の内の書類を提示、郵送なら写しを2種類、住民票なら取得後3か月以内の原本、と分けています。

つまり、受け付けた書類を「運転免許証」のように種類だけで記録すると足りません。1件ごとに、書類の種類・発行された日または期限・原本か写しか・提示なのか提出なのかを持つことになります。

代理人のほうは、もう1段ややこしい定めがあります。静岡県の要綱は、開示請求については「開示を受ける時点において、その代理人としての資格を喪失している場合、開示を受けることができないため、提示又は提出された資料から、開示の実施が想定される日に代理人としての資格を喪失しているおそれがないかについて確認する」としています。一方、訂正請求については「法定代理人又は任意代理人は、開示請求の場合と異なり、訂正請求の時点でその資格を有していれば足りる。」と書き分けています。

同じ代理人でも、どの時点の資格を見るかが請求の種類ごとに違うということです。富山県の要綱では、資格を失った場合に代理人が「資格喪失届」（標準様式第2号）を出すことになっていて、その届出があったときは「当該開示の請求は取り下げられたものとみなす」とされています。判定を1本の条件式にまとめると、この書き分けが落ちます。請求の種類に紐づけて判定する形にしておきます。

断るときのほうが、記録が要る

全部出すときは、記録は結果だけで済みます。出さない部分があるときのほうが、残すものが増えます。

静岡県の取扱要綱は、通知を3つの様式に分けています。全部開示が様式第5号、一部開示が様式第6号、全部不開示が様式第7号です。つまり結果は「出した・出さない」の2つではなく3つあります。部分開示のときの作業も具体的で、原本を見てもらう場合は「不開示部分がページ単位に記録されているとき」は取り外すか袋とじにし、同じページに混ざっているときは「不開示部分を覆って判読できないようにする。」、写しの場合は「不開示部分を塗りつぶし判読できないようにするか、又は不開示部分を覆ってから複写したものに不開示とした部分が分かるように当該部分をマークする」とされています。

民間の側も、断る場合の定めを置いているところがあります。昭和女子大学の手続は「開示しない場合の理由を通知します」としたうえで、事由を3つ挙げています。「開示請求の対象となる個人情報に、第三者の個人情報が含まれているとき」、評価・診断・選考・指導・相談に関する情報で運営に支障が生じるおそれがあるとき、「法令等の定めるところにより本人に開示することができないとき」。

第三者が関わるときの手順も、自治体の要綱には細かく書かれています。富山県の要綱は、第三者への意見照会を2種類に分けています。任意で聞く場合（標準様式第10号）と、必ず聞かなければならない場合（標準様式第11号）です。後者は「必ず書面により通知し、意見書を提出する機会を与えなければならない。」とされ、回答は「第三者開示決定等意見書」（標準様式第12号）で受けます。照会のときの注意も書かれていて、「照会書に開示請求書の写しを添付するようなことはしない」、第三者に知らせる内容は「対象保有個人情報そのものではなく」概要にとどめる、という扱いです。

記録として持つことになるのは、次のあたりです。

• 結果が3つのどれか（全部出した・一部出した・出さなかった）
• 出さなかった理由を、選べる区分として持つ。自由記述だけにすると、同じ理由が毎回違う言葉になる
• どの項目を出さなかったか。行ではなく項目の単位で持つ
• 第三者に意見を聞いたかどうか、聞いた相手、回答の内容と届いた日
• 補正を指示したかどうかと、その内容

名簿に「出す列と出さない列」を分けておく話は、行政庁へ提出する場面で公益法人の事業報告の記事に書きました。相手が行政庁ではなく本人になると、分け方の基準が変わります。本人に出さないのは、本人以外の人の情報が混ざっている項目です。提出用に隠していた項目が、本人への開示では出す項目になることもあります。隠す列を1組だけ決めておくと足りません。相手ごとに持つことになります。

pegでの受け止め方

pegは日本眼科医会の会員管理システムを作り直しました。以前のシステムには改姓を扱う仕組みがなく、事務局の手作業になっていました。pegのシステムでは自動化し、はがきなど関連する帳票にも姓の変更が連動するようにしています。

改姓は、この記事の言葉で言えば訂正にあたります。本人から求められて直すのではなく、本人の届出で直す場面のほうが多いのですが、必要になるデータは同じです。直す前の値、直した日、連動して直った帳票。これが残っていると、あとから「いつ、どう直したのか」を説明できます。

同じ団体では、会員が勤務先を変えると所属の支部も変わり、前の支部の名簿から外して新しい支部に足す作業を事務局が手でやっていました。年度をまたぐと両方に載ったままになることがありました。この状態で開示を求められると、何を出すべきかが決まりません。両方に載っているのが間違いなのか、そういう時期があったのかが、名簿からは読めないからです。

名簿を作り直すとき、pegが最初に伺うのはこの4つです。

1. 何種類を受け付けると決めているか。 プライバシーポリシーや規程に書いてある種類を読み合わせます。書いていない場合は、書くところから始めます
2. 渡した先の記録があるか。 支部・委託先・関係団体へ名簿を渡したことがあるかを伺い、記録の形を決めます。ここがない団体がいちばん多いところです
3. 期限を何日にすると決めているか。 日数は固定で作らず、請求の種類ごとの設定値にします。手数料の額も同じ扱いで、額を書き込まず設定値として持ちます
4. 出さない項目があるか。 相手ごとに、項目の単位で決めます。行の単位で決めると、だいたいあとで足りなくなります

この4つが決まっていれば、請求の受付・期限の管理・出力・記録までは、名簿システムの一部として作れます。1から作る必要はなく、いま使っている名簿に足す形で済むことも多いです。

pegは、仕様書がない状態からの相談を受けています。業務のヒアリングから始めて、試作画面で仕様を固めてから作ります。

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