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基幹システムを止めずに新しい仕組みを足す方法｜外付けで足せるかの見分け方

新しくやりたいことが出てきたとき、社内でいちばん多く返ってくる答えが「基幹システムには触れないでほしい」です。止まれば出荷も請求も止まるので、当然の判断だと思います。

ただ、触らないことと、何もできないことは別です。いまのシステムをそのまま動かしたまま、その外側に必要な部分だけを足せる場合があります。実際の仕事でも、この形が選ばれることは少なくありません。

このページでは、外付けで足せるかどうかをどこで見分けるのか、そして相談の前に自社でそろえておけるものを整理します。

「基幹システムには触れないでほしい」から話が始まる

販売管理、生産管理、会計、受発注。業務の中心にあるシステムは、止まった瞬間に会社の仕事が全部止まります。だから改修の相談を社内に持ち込むと、情報システムの担当者や保守をしている会社から「そこは触れない」と返ってきます。

断られる理由は、だいたい次の3つです。

• 保守の契約が「現状を動かし続けること」までで、改修はその範囲に入っていない
• 作った会社がもう対応していない、または当時の担当者が代わって中身を把握している人がいない
• 直したときの影響がどこまで及ぶか、誰も言い切れない

3つのどれも、担当者の消極的な姿勢ではなく、事実としてそうなっているだけです。ここで話を止めてしまうと、新しくやりたいことは全部「手作業で埋める」ことになります。実際には、表計算ソフトへの転記、電話での確認、月末の手集計という形で、すでに人が埋めています。

一方で、触らないという条件は守ったまま進められる形があります。いまのシステムには記録の中心を任せたまま、外側に新しい入口や集計を足すやり方です。

外側に足したいと言われるのは、だいたいこの5つ

ご相談の内容は会社ごとに違って見えますが、並べてみると行き先は5つに収まります。

5つの共通点は、どれもいまのシステムが持っている記録の中心を書き換えていないことです。読むか、すでに確定したものを足すかのどちらかに収まっています。だから触らずに進められます。

逆に、単価の計算の仕方を変えたい、在庫を引く時点を変えたい、締めの処理を変えたいといった話は、記録の中心そのものの変更です。これは外側では成り立ちません。この線引きが、外付けで足せるかどうかの最初の分かれ目になります。

足せるかどうかは、4つの質問で分かる

外付けが成り立つかどうかは、やりたいことの内容ではなく、いまのシステムからデータを出し入れできるかで決まります。確かめることは4つです。

1. 定時にデータを書き出せるか。毎晩や毎時でファイルを自動で書き出す仕組みがあるか、それとも担当者が画面から手で出しているか。
2. データを直接読み取ってよい契約になっているか。技術的に読めるかではなく、保守をしている会社との契約で認められているか。
3. 外部とデータを受け渡す窓口（API）があるか。あれば書き込みまで任せられる場合があります。
4. 書き出しの単位と時点はどうなっているか。1日1回か、そのたびか。前日までの確定分か、途中の数字も入るか。

この4つに答えられるのは、発注する側か、保守をしている会社だけです。開発会社の側は答えを持っていないので、見積もりを頼む前にここだけ先に押さえておくと、提案の前提がそろいます。回答に数週間かかることもあるので、早めに投げておくのがよいと思います。

中を直す・外に足す・入れ替えるの3つ

やりたいことが決まったあとの進め方は3つあります。どれが正しいということはなく、いまのシステムが置かれている状況で決まります。

外に足すという選び方は、この3つの真ん中にあります。全部入れ替えるには大きすぎるけれど、中を触ることは許されない。その場面で現実的に進められるのがこの形です。

注意したいのは、外付けを3年、5年と重ねていくと、小さな仕組みが社内にいくつも並ぶことです。それぞれは小さくても、合わせると誰も全体を把握していない状態になります。足すときに「これはいつまで使うものか」を決めておくと、入れ替えの時期が来たときに整理しやすくなります。

正とするデータを1か所に決める

外付けでいちばん多いつまずきは、同じ数字が2か所にできることです。どちらも更新できる形にしてしまうと、違う数字が出たときにどちらを信じるかが決まりません。現場は結局、両方を見て電話で確認する運用に戻ります。

これを避けるために、項目ごとに次の3つを決めます。

• その項目の正はどちらか。取引先の情報、単価、在庫の数量、担当者。項目ごとに決めます。ひとまとめにはできません。
• どちらからどちらへ流すか。片方向にします。正の側から、見るだけの側へ流す形です。
• 流れなかったときに誰が気づくか。連携が止まることは必ずあります。止まったときに画面のどこを見れば分かるか、誰に知らせるかを決めておきます。

判定の置き場所も同じです。たとえばドローン操縦士協会のシステムでは、実技の時間が10時間に足りなければ修了にできない、要件を満たしていない講師では記録ができないという判定を、記録する側に持たせています。判定が記録の側にあるので、外側の画面は判定をやり直さずに、そのまま表示するだけで済みます。判定を外側にも書いてしまうと、制度が変わったときに直す場所が2か所になります。

相談の前に自社でそろえておく6ステップ

見積もりを取る前にこの6つがそろっていると、提案の前提が各社でそろい、話が早く進みます。どれも新しく調べ直すものではなく、すでに社内にあるものです。

1. いまのシステムの名前、入れた年、いま保守しているのが誰かを1枚に書く。契約書が見つからない場合は、請求書の宛先から追えます。
2. やりたいことを「誰が、いつ、何を見るのか・入れるのか」の形で書く。機能の名前ではなく、人と場面で書きます。
3. そのやりたいことを、いまは何で埋めているかを書く。転記、手集計、電話での確認。ここが、足したあとに減る作業になります。
4. 保守をしている会社に、前の章の4つの質問を投げて回答をもらう。回答が待ちになるので、ここを最初に出します。
5. 外側に出してよいデータと、出せないデータを決める。個人情報と取引条件は、社内の規程で判断が分かれます。
6. 期限と、その期限になる理由を書く。「年度内」ではなく「総会が6月だから5月中に数字が出る状態にしたい」のように理由まで書きます。

1から3と、5、6は社内にしか答えがありません。4だけが社外からの回答待ちです。この順番で動くと、待ち時間と社内の作業が重なるので、全体が短くなります。

自社で埋めるときの項目は ヒアリングシート に7項目でまとめてあります。手元で先に埋めておいていただけると、そのまま相談に使えます。

pegのやり方

pegは、機能の一覧を比べるところからは始めません。いまの業務をお聞きして、どこを触らずに残すかを先に決めます。

日本眼科医会の会員管理システムでは、大手ベンダーから前のシステムと同じ規模の刷新提案が出ていた状態からご相談をいただきました。機能の比較からは入らず、事務局の業務をお聞きするところから始めて、必要な範囲を先に決めています。そのうえで試作の画面で見え方と操作の流れを確かめ、固まってから中身の開発に入りました。期間は、他社の提案が実装9か月とテスト3か月、pegは実装5か月とテスト2か月の7か月です。差が出たのは作業の速さではなく、作るものを決める順番です。

外付けの形も担当しています。大手物流企業では、すでに動いているミドルウェアに外付けのアプリを足す案件を担当しています。大手製造業の基幹システムの入れ替えにも関わっています。

進め方について、ご相談の前にお伝えしていることがあります。

• プログラム、設計資料、管理者の権限は納品物として契約に書きます。あとから別の会社に引き継げる状態で納めます
• お支払いは着手・画面の確定・納品の段階に分けます
• どの案件も必ず2名以上で担当し、引き継ぎの資料を常に最新にしています
• 納品後3か月の無償での不具合対応を契約に書きます
• 一般的な技術と、確立した型で作ります。未知の技術が必要な案件はお引き受けしません
• データの整理や確認作業は、業務をご存じの側に担っていただきます。そのぶん人の手間が減ります。範囲と予算が合わないときは、追加のご相談か、辞退をお伝えします

費用の決まり方は 業務システムの開発費用はいくらかかるのか に分けて書いています。手元の資料を入れて概算を出す形もご用意しています。

よくあるご質問