トップ ／ コラム ／ 日本眼科医会の刷新の進め方

大手ベンダーの刷新提案より大幅に費用を抑えて、会員管理システムを7か月で作り直すまで｜日本眼科医会

日本眼科医会の会員管理システムは、大手システムベンダーが構築したものでした。事務局の中にサーバーを置いて動かす、いわゆるオンプレミスの仕組みです。長く使ううちに老朽化が進み、構築したベンダーからは刷新の提案が届いていました。前回の構築とほぼ同じ規模の金額で、老朽化から守るには作り直すしかない、という説明だったそうです。このページでは、その刷新をpegがどう引き受け、どう進めたかをお伝えします。

なぜpegに相談があったのか

私たちはこれまで、老朽化を理由にシステムを入れ替えたのに、期待したほどの効果が出なかった組織をいくつも見てきました。同じ額をかけて、同じ形のものをもう一度作るのが本当に一番よいのか。そう考えて、自社で作り直せるかを検討しました。

ご依頼いただけた理由は、2つあったと受け止めています。ひとつは費用で、大手の提案より大幅に抑えた金額をご提示できたこと。もうひとつは、担当するメンバーの経歴です。pegには、大手SIerで統括部長を務めた者、大手コンサルティング会社のシニアコンサルタント、大手出版社でデジタル編集を担ってきた者など、デジタルの仕事で20年近い経験を持つメンバーがいます。安いだけの会社に、長年使ってきた基幹の仕組みは任せられません。最後まで作り切れると判断していただける材料があったことが、大きかったと思います。

100点満点のシステムはない、から始める

最初に取りかかったのは、機能の洗い出しです。前提にしているのは、担当者にとって100点満点のシステムは存在しない、ということです。そのうえで、進め方を次の2つのどちらにするかを決めます。

日本眼科医会では、手間のかかる前者を選びました。今の画面をなぞるのではなく、事務局が本来行わなければならない業務を一つずつ伺うところから始めています。

仕様書の代わりに、触れる画面で決める

費用を大きく抑える以上、できることには限りがあります。ただ、発注する側からすれば、それはこちらの事情です。前と同じことができて当然と考えるのが普通だと思います。

大手のベンダーは、まず仕様書を作り、発注側に確認を求めます。仕様書から外れる変更には追加の費用がかかります。そのため発注側にも、仕様書を読み込める人、つまりエンジニアが必要になります。エンジニアのいない事務局にとって、ここが一番の負担でした。

私たちは、仕様書の確認をお願いしません。代わりに、完成品に近い画面の試作品（モック）を先に作り、事務局の皆さまに実際に触っていただきながら、要望と優先順位を整理していきました。要望はたくさん出ますし、準備にも時間がかかります。それでも、紙の仕様書を読むより、画面を触ったほうが「ここはこうしてほしい」がはっきり出てきます。

実装5か月、テスト2か月

刷新にかかる期間は、ほかの会社からは実装に9か月、テストに3か月、合わせて1年と言われていました。pegでは、実装5か月、テスト2か月の計7か月で完了しています。

期間を縮められた理由は、特別な技術ではありません。試作画面の段階で仕様を固めきったので、作り始めてからの手戻りがほとんど出なかったことが一番大きかったと考えています。

作り直しを重ねて、型ができた

会員管理や名簿管理のシステムを手がけるうちに、pegとしての標準の形ができてきました。国内の似た業種の団体であれば、必要な機能はそれほど変わりません。どこでつまずきやすいか、何を先に聞くべきかも分かってきたので、ヒアリングも開発も安定して進められるようになっています。

名簿管理システムの刷新を考えている方は「オリジナルの名簿管理システムを刷新するときの進め方」を、Windowsのサポート終了がきっかけの方は「Windowsのアップデートに業務システムが対応していないときの対処法」もあわせてご覧ください。事例の概要は「日本眼科医会の事例」にまとめています。

よくあるご質問